Cloud Cost Management

Sie planen Ihre IT zu einem externen Provider zu migrieren bzw. den Provider zu wechseln. Dabei stehen technische Konzepte und deren Mehrwerte klar im Vordergrund. Das Thema Software Asset Management allerdings wird oft initial erwähnt, leidet jedoch mit fortschreitender Projektplanung in der Wahrnehmung. Das Ergebnis: Das Lizenzmanagement kann nicht mehr wie erforderlich gelebt werden, hohe Nachlizenzierungen werden zu spät erkannt, technisch abgestimmte Lösungen sind nur mit hohem Aufwand reversibel und Sie als Kunde bleiben auf den Kosten sitzen. Ganz abgesehen von den daraus resultierenden Lösungen gestaltet sich das Thema Software Asset Management im Nachgang komplexer als vermutet.

Erfahrungen in zahlreichen Projekten haben uns in der Vermutung bestätigt, dass es durch falsche Erwartungshaltungen und unklaren Softwarebedarfen in Migrationsprojekten oft zu ungeplanten Mehrausgaben für Software kommt. Die lizenzrechtliche Betrachtung von Providerwechseln reduzieren nicht nur das Risiko hoher Ausgaben, sondern darüber hinaus auch zu erwartendes Konfliktpotential zwischen Kunde und Provider.
Unser Ansatz ist es, das Thema Software Asset Management von Beginn an so zu steuern, dass Ihnen als Kunde eine realistische Einschätzung der Risiken und somit Kosten ermöglicht werden kann. Auf Basis der IST-/SOLL-Architektur bewerten wir Ihr Investitionsvolumen für Software noch vor Projektbeginn, bereiten den Providerwechsel mit den einzelnen Herstellern vor, Klären die Verantwortlichkeiten für einzelne Produkte im Zusammenspiel mit dem Provider und gestalten die nachhaltige Zusammenarbeit zur Sicherstellung eines wirtschaftlichen Software Asset Managements.

Unternehmen setzen zunehmenden auf ‚Software as a Service‘, stellen Lizenzmodelle auf Subscriptions um, lagern einzelne Workloads auf externe Provider aus oder migrieren gleich ihre gesamte IT in externe Rechenzentren. Die digitale Transformation ist unaufhaltsam! Technologisch bieten all diese Szenarien viele Vorteile, haben jedoch auf das Software Asset Management erhebliche Auswirkungen und erfordern eine Anpassung des bestehenden SAM-Frameworks. As a Service Verträge sind komplexer und unterliegen einem stetigen Wandel, das Produktportfolio wächst, Lizenzmanagement-Systeme erfassen nicht ausreichend Informationen und das On-/Offboarding einzelner User und Services gestaltet sich operativ schwierig. Hinzu kommt noch eine starke Abhängigkeit von diversen Anbietern und Problemstellungen in Kombination mit beigestellter Software, um nur einige Punkte zu nennen. Diese Anforderungen jedoch erfordern ein Umdenken. Neben dem Thema Compliance spielt zukünftig die wirtschaftliche Nutzung zunehmend eine führende Rolle.

Eine Fülle neuer Aufgaben unter einen Hut zu bekommen und dabei auf bewährte Methoden zurückzugreifen ist unser Angebot an Sie. Wir gestalten gemeinsam mit Ihnen Ihr Software Asset Management neu und versetzen Sie in die Lage, SAM4Cloud wirtschaftlich und effizient zu gestalten. Wir verfolgen den Ansatz neue Herausforderungen mit Ihnen zu ermitteln und bedarfsgerecht Lösungen zu erarbeiten, wie Sie die Wirtschaftlichkeit Ihrer Nutzung weiterhin unter Kontrolle behalten. Ob einzelne Servicekomponenten oder ein Komplettpaket, wir stellen sicher, dass Sie Ihre Cloud-Produkte in Ihr Framework integrieren.

Schauen Sie genauer hin und beantworten Sie sich die folgenden Fragen:

• Haben Sie einen Überblick über alle SaaS-Lösungen, die von Ihren Mitarbeitern genutzt werden?
• Ist der Prozess für On-/Offboarding bzw. Change von Mitarbeitern und Subscriptions transparent dargestellt?
• Passen SLAs und Nutzungsbedingungen zu Ihrem Unternehmen?
• Können Sie Subscriptions in Ihrem Lizenzmanagementsystem abbilden?

Themenschwerpunkte/Leistungsauszug

• Cloud Readiness Assessment
• Technische Vermessung von genutzten SaaS Anwendungen
• Pflege von Subscriptions
• Laufzeitkonsolidierungen
• Vertragsbewertung / SLA-Check
• Bildung einer Compliance/Lizenzbilanz
• Erstellung von Risiko & Optimierungsreports
• Durchführung einer operativen Bestandsaufnahme

Sie möchten noch mehr Erfahren?

Sprechen Sie uns gerne an! Wir beraten Sie praxisnah und unterstützen Sie gerne in Ihrem Vorhaben.

Die Vorteile von Cloud Services wie zum Beispiel hohe Skalierbarkeit, Flexibilität und Ortsunabhängigkeit sind heute in jeder Unternehmens-IT bekannt. Jedoch haben wir in Gesprächen mit unseren Kunden festgestellt, dass es bei der Einführung oder dem Einsatz von Cloud Services immer wieder zu Unsicherheiten hinsichtlich rechtlicher Aspekte, einen möglichen Verlust von Daten und der Kontrolle von Kosten gibt. Weitere Probleme können auftreten, wenn sich die Unternehmens- bzw. IT-Strategie nicht für den Einsatz von Cloud Services ausspricht und Mitarbeiter Widerstand bei der Integration von Cloud Services leisten. Diese Faktoren können schnell unnötige Kosten verursachen und im schlimmsten Fall die monetären Vorteile von Cloud Services obsolet machen. Daher ist gerade in Cloud-Transition- und Integrationsprojekten eine lückenlose und zielgerichtete Vorbereitung des Unternehmens maßgeblich für einen Erfolg.

Das Cloud Assessment ist eine bewährte Methodik, um primär die Software zu identifizieren, welche problemlos als Cloud Services betrieben werden können. So können bereits im Einsatz befindliche Cloud Services kosteneffizient genutzt und Lücken für den generellen Einsatz von Cloud Services in Ihrem Unternehmen identifiziert werden. Für die identifizierten Lücken erstellen wir Ihnen eine Übersicht an individuellen Handlungsempfehlungen sowie eine Priorisierung, die auf Ihre Unternehmensziele zugeschnitten ist. Der ganzheitliche Ansatz zeigt Schwachstellen auf und bietet eine realistische Einschätzung für Ihre weitere Planung.

Das Cloud Assessment unterteilt sich in drei Segmente:

Schritt 1: Zu Beginn des Assessments werden alle relevanten Rollen/ Verantwortlichkeiten und Unternehmensbereiche identifiziert und der Umfang des Assessments mit Ihnen gemeinsam definiert.

Schritt 2: Im zweiten Segment werden Basisinformationen über die von Ihnen genutzten und für einen zukünftigen Einsatz geplanten Cloud Services erhoben.

Schritt 3: Über Interviews hinweg werden die Gegebenheiten und Voraussetzungen in den Gestaltungsfeldern der Unternehmensbereiche gezielt hinsichtlich sechs Themenschwerpunkten abgefragt. Die für die Cloud relevanten Gegebenheiten wurden aus verschiedenen nationalen und internationalen Standards, z.B. ISO/IEC 27001 & 27018, Anforderungskatalog Cloud Computing des Bundesamtes für Sicherheit in der IT sowie auf Empfehlung führender Analysten, wie z.B. Gartner, abgeleitet. Die mittels verschiedener Interviews gesammelten Informationen, bieten Ihnen als Kunde somit eine Bewertung der Ausgangssituation und daraus abzuleitende Maßnahmen, um auf die Einführung von Cloud Services vorbereitet zu sein.

Schauen Sie genauer hin und beantworten Sie sich die folgenden Fragen:

• Werden alle Aktivitäten, die mit der Vorbereitung auf die Verwendung von Cloud Services verbunden sind, zentral
  geplant und koordiniert?
• Wurde die Verwendung von Cloud Services im Rahmen eines Proof of Concepts (PoC) und/oder einer Pilotierung erprobt?
• Wurde im Unternehmen das IT-Service-Management nach ITIL Vorgaben bzw. nach Vorgaben der ISO/IEC 20000 auf
  die Cloud-Anforderungen angepasst?
• Wird das IT-(Software) Asset Management vom Management als unternehmensweite Aufgabe verstanden und in der Umsetzung der Cloud Services uneingeschränkt unterstützt?

Themenschwerpunkte/Leistungsauszug

Das Assessment wird in Form von umfangreichen Interviews durchgeführt und umfasst folgende Themengebiete:

• IT-Strategie & -Planung
• IT-Service & -Prozesse
• IT-Infrastruktur
• Personal & Kompetenzen
• Organisation & Governance
• Sourcing

Die vorgesehenen sechs Interviews erfordern einen ungefähren Aufwand von vier bis sechs Stunden pro Interview.

Ergebnis des Cloud Assessments

Das Ergebnis der Interviews bietet Ihnen eine Reifegradanalyse in den genannten Themenschwerpunkten und schlüsselt Ihnen Lücken sowie konkreten Optimierungsbedarf auf. Anhand dieser Erkenntnisse erhalten Sie von uns Handlungsempfehlungen, die auf Ihre Unternehmensstrategie hin angepasst und priorisiert werden. Die aus den Handlungsempfehlungen abgeleiteten Maßnahmen können einfach und strukturiert als Milestones in einen internen Projektplan integrieren werden, der Sie sicher zu einem möglichst störungsfreien Betrieb von Cloud Services führen wird.

Sie möchten noch mehr erfahren?

Sprechen Sie uns gerne an! Wir beraten Sie praxisnah und unterstützen Sie gerne in Ihrem Vorhaben.

Subscriptions fordern zunehmend das User-Management und führen in vielen Unternehmen zu offenen Fragen hinsichtlich Zuständigkeiten. Darüber hinaus ist die Verwaltung von Subscriptions in unterschiedlichen Herstellerportalen oftmals nicht transparent und unterliegt einem stetigen Wandel. Betroffen sind jedoch nicht ausschließlich Cloud-Produkte, sodass das Risiko für ungenutzte Subscriptions auch im Unternehmen selbst besteht. Erforderliche Maßnahmen wie das On-/Offboarding von Usern, Fragen zu Datenbeständen in auslaufenden Subscriptions sowie eine Übersicht, wer überhaupt welche Subscription verwendet sind Punkte, die eine Umorganisation erfordern.

Unser Ziel ist es, Sie in den verschiedenen Prozessen operativ zu unterstützen und, je nach Anforderung, Teile dieser Aufgaben bis hin zum gesamten Themenblock zu übernehmen. Einfache Prozesse ergänzen Ihr Subscription-Management nachhaltig, sodass stets die wirtschaftliche Nutzung im Vordergrund steht. Neben On-/Offboarding von Usern bilden wir User und/oder produktbasierte Übersichten, die Ihnen jederzeit transparent zur Verfügung stehen. Wir pflegen die verschiedenen Portale der Hersteller, prüfen, ob Subscriptions noch verwendet werden und stellen diese auf Wunsch den Mitarbeitern zur Verfügung. Ergänzend zu dieser Leistung bieten wir unseren Kunden bei Neubeschaffung eine bedarfsgerechte Bewertung der zu beschaffenden Subscriptions und prüfen, ob die Vertragsbedingungen zu Ihrem Unternehmen passen.

Schauen Sie genauer hin und beantworten Sie sich die folgenden Fragen:

• Haben Sie einen Überblick über alle SaaS-Lösungen, die von Ihren Mitarbeitern genutzt werden?
• Ist der Prozess für On-/Offboarding bzw. Change von Mitarbeitern und Subscriptions transparent dargestellt?
• Passen SLAs und Nutzungsbedingungen zu Ihrem Unternehmen?
• Können Sie Subscriptions in Ihrem Lizenzmanagementsystem abbilden?

Themenschwerpunkte | Leistungsauszug

• Cloud Readiness Assessment
• Technische Vermessung von genutzten SaaS-Anwendungen
• On-/Offboarding sowie Pflege von Subscriptions
• Laufzeitkonsolidierungen
• Vertragsbewertung / SLA-Check
• Erstellung von Risiko & Optimierungsreports
• Durchführung operativer Tätigkeiten

Es ist Ihnen sicher bewusst, dass Software as a Service-Anbieter Service-Level-Agreements nicht im Interesse des Kunden sondern immer im Interesse des Providers gestalten. Allein diese Tatsache impliziert, dass eine gründliche Prüfung erforderlich ist und die Komplexität weit über die Prüfung von Nutzungsbedingungen hinaus geht, die bei Abschluss von Softwareverträgen in der Vergangenheit notwendig war. Allein Themen wie Verfügbarkeit, Support, Datenhaltung sowie Datensicherheit erfordern Prüfungen, welche außerhalb Ihres Unternehmens wirksam sind. Schnell wird bewusst, dass es sich bei SLAs nicht um die reine Verfügbarkeit eines Service handelt.

Neben grundlegend notwendigen Bestandteilen in SLAs, prüfen wir für Sie nicht nur ob eine SLA auf Ihr Unternehmen passt sondern auch, ob diese messbar sind bzw. Sie eine hohe Verfügbarkeit überhaupt benötigen. Weiterhin liegt unser Interesse auch darin zu prüfen, was im Falle eines Ausfalls für Verpflichtungen an den Anbieter gestellt werden können. Somit geht es um die einfache Frage „Wer trägt die Kosten, wenn der Service nicht verfügbar ist?“. Im ungünstigen Fall Sie als Kunde. Weiterhin steht natürlich die Wirtschaftlichkeit im Vordergrund und somit potenzielle Kostenfallen durch z.B. zusätzliche Kosten bei der Nutzung oder aber Zusatzkosten im Falle eines notwendigen Desaster Recovery oder aber der Erhöhung von Speicherplatz.

Auf Wunsch bewerten wir im Laufe der Nutzung SLAs nach Ihren Vorgaben neu und erstellen Ihnen in regelmäßigen Abständen Risiko-Reports zu maßgeblichen Veränderungen.

Schauen Sie genauer hin und beantworten Sie sich die folgenden Fragen:

• Haben Sie Ihre Anforderungen an eine SaaS-Lösung aus Unternehmenssicht definiert?
• Ist Ihr Unternehmen organisatorisch auf die Cloud vorbereitet?
• Haben Sie qualifizierte Ansprechpartner/Verantwortliche für Ihre SaaS-Lösungen?
• Findet ein regelmäßiger Review der SLAs unter Beachtung der Serviceveränderungen statt?

Themenschwerpunkte | Leistungsauszug

• Prüfung von SLAs anhand standardisierter Themengebiete
• Entwickeln einer Prüfmethodik nach Ihren Wünschen
• Regelmäßige Bewertung und Neubewertung von Veränderungen
• Betrachtung der wirtschaftlichen Risiken bei der Nutzung
• Unterstützung bei der Beschaffung/Freigabe der Services