Einmal Software zum Mitnehmen, mit allem und bisschen scharf!
Diese Headline klingt erst einmal nicht nach einem Artikel zur Softwarebeschaffung, aber manchmal fühlt sich SAM wie eine Gruppenbestellung zu Mittag an. Alle sind sich einig, dass es heute Döner geben soll, aber die Durchführung der Bestellung gestaltet sich trotzdem nicht leicht. Auch Softwarebeschaffungen stellen an das Software Asset Management, den Einkauf und die Fachabteilung verschiedene Anforderungen, damit der Nutzer eine bedarfsgerechte Anwendung erhält.
Bei unserer Essensplanung geht es meist um das Wo? und Was? und darum, dass man nicht selten von der Karte oder Auslage überfordert ist und nicht genau weiß, was man heute wählen soll.
Anders als beim Mittagessen sollte bei der Software- und Cloud-Services-Beschaffung nicht rein das Bauchgefühl entscheiden, sondern verschiedene Einflussfaktoren auf die wirtschaftliche und bedarfsgerechte Beschaffung berücksichtigt werden.
Das Wo? kann analog für das angestrebte Deployment verwendet werden.
Wird eine Software benötigt, die im eigenen Rechenzentrum oder als Beistellung im Rechenzentrum eines Dritten genutzt werden soll oder soll die Funktionalität gar als Service genutzt werden?
Eine reine Anfrage nach Software wird dies meist nicht beantworten können. Neben der Rückfrage im Fachbereich, ist es ebenso wichtig die zu verfolgende IT-Strategie zu kennen, um eine Edition mit den entsprechend erforderlichen Nutzungsrechten zu beschaffen. Wenn die Unternehmensleitung anstrebt 80% der IT-Anwendungen als Cloud Services zu beziehen, muss dieser beabsichtigte Wandel Einkauf und SAM bekannt sein. Ohne Kommunikation über Infrastrukturboards oder direkte Ansprache wird es schwer sein wirtschaftlich im Sinne der IT-Strategie zu handeln.
Betrachtet man das Was?, ist man schnell bei der Frage – extra Soße oder Käse?
Klischeehaft möchte der Fachbereich immer viele funktionelle Extras und der Einkauf möchte möglichst wenig ausgeben. Mittags steht im Vordergrund was satt macht – bei der Softwarebeschaffung sollte betrachtet werden was drinsteckt und was benötigt wird. Das Stichwort lautet hier funktionale Softwareauswahl.
Ein Beispiel: Die Anfrage nach der Software enthielt keinerlei Informationen zur Version und auf Nachfrage wurde keine besonderen Anforderungen genannt. Es wurde entsprecht das Produkt in der Edition Standard beschafft. Zwei Wochen später klingelte das Telefon im SAM und es kam die Nachfrage auf, warum man die Ergebnisse nicht gemeinsam mit anderen Anwendern bearbeiten könne. Erkenntnis: die beabsichtigte Zusammenarbeit laut Strategie wäre nur über die erweiterten Funktionalitäten für Collaboration der Premium Edition abgedeckt gewesen. Da dies nicht bekannt war musste erneut Budget bereitgestellt werden. Anders als beim Döner kann die falsche Auswahl hier schnell teurer werden!
Die Wahl der Soße – mit Knoblauch oder ohne – kann im Laufe des Tages noch zu interessanten Erkenntnissen führen. Bezogen auf die Software- und Cloud-Services-Beschaffungen geht es um Anwendungen mit und ohne IT-Freigabeprüfung. Cloud-Services sind häufig auch ohne Einbeziehung der IT, hohe Usability sei Dank, einsetzbar. Wenn die Rechnungsbelege dann im SAM landen beginnt die Recherche was nun wie zum Einsatz kommt.
Ein Beispiel, dass neben SAM auch IT-Security neugierig macht ist das Folgende: Über ein Projekt außerhalb der IT, wird neben neuen Methoden und Prozessen auch ein SaaS Service eingeführt. Bei genauerer Betrachtung durch das SAM fällt auf, da es sich um eine Anwendung inklusive Online-Archivierung handelt. Dies ist gegen die Richtlinie der Datenhaltung und außerdem wurde kurz vorher ein zentrales Dokumentenmanagementsystem eingeführt. Nun ist Knoblauch ja per se nicht schlecht. Ebenso kann es sinnvoll das angestammte Software- und Cloud-Services Portfolio zu erweitern.
Hier ist es also wie mit der Soße: wenn ich meinen Bürokollegen vorher frage, ob es in Ordnung geht, lebt es sich entspannter!
In diesem Sinne: reden Sie mehr darüber wer den besten Döner der Stadt hat, welches Extra sich wirklich lohnt und stimmen Sie sich im Team ab, ob mit oder mit ohne Knoblauch die richtige Wahl ist.
Eines verraten wir schon hier: Den besten Döner gibt es im Dorf unseres Teamleiters. Für weitere Fragen zu Themen der bedarfsgerechten Softwarebeschaffung wenden Sie sich bitte an Consulting@ccpsoft.de
Und nun, Guten Hunger! 😉
Sprechen Sie uns gerne an! Wir beraten Sie praxisnah und unterstützen Sie gerne in Ihrem Vorhaben.
Redakteur: Yvonne Niemeyer, ITAM Expert & Security Professional | CCP Software GmbH
Datum: 12|2020
