Software Lizenzmanagement &
Software Asset Management

Software Asset Management ist in der Regel keine Expertise in Unternehmen sowie bei Öffentlichen Auftraggebern und wird, entgegen der weitläufigen Meinung, stetig komplexer. Es fehlt an Personal, Wissen und der richtigen Methodik, das Thema wirtschaftlich und nachhaltig gestalten zu können. Die Komplexität jedoch erfordert ein gezieltes Vorgehen, um typische Gefahren zu vermeiden und Kosten bei der Nutzung von Software und Cloud Services zukünftig nicht nur zu reduzieren, sondern diese auch unter Kontrolle zu halten. Um dieses betriebsfremde Thema aufbauen, kontrollieren und optimieren zu können, bedarf es strategischer Ansätze und operativer Prozesse.

Software Asset Management ist unsere Expertise! Jahrelange Projekterfahrung prägt unsere Beratung und unterstützt Sie zielsicher. Wir unterstützen und leiten Sie sowohl beim Aufbau als auch bei der Bewertung Ihres Lizenzmanagement-Frameworks, ebenso wie bei der effizienten Umsetzung in Ihrem Unternehmen. Dabei orientieren wir uns nicht nur ausschließlich an der geltenden ISO 19770, sondern ergänzen dieses Rahmenwerk durch Best-Practice Ansätze der unterschiedlichsten Industriezweige sowie den Anforderungen öffentlicher Auftraggeber. Wir stellen sicher, dass Sie Ihre Ziele effizient erreichen und unterstützen Sie weit über die Beratung hinaus.

• SAM-/Cloud-Assessment: Wir analysieren Ihr Unternehmen und zeigen Ihnen auf, wo Sie stehen und was Sie zur Zielerreichung benötigen
• Aufbau SAM-Framework: Gemeinsam mit Ihnen konzipieren wir ein funktionales und umsetzbares Software Asset Management in Ihrer Organisation
• Einführung SAM: Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung und begleiten Sie auf Wunsch Schritt für Schritt bis zur Aufnahme des Regelbetriebs
• Optimierung SAM: Wir begleiten Ihren SAM-Lifecycle und zeigen Ihnen auf, wie Sie Software- und Cloud-Services wirtschaftlicher nutzen können

Damit Ihre Ziele und somit Ihre Mehrwerte auch erreichbar sind, prüfen wir vor der Umsetzung die Machbarkeit „Staging“ der zu erreichenden Ziele und verhindern somit unnötige Kosten – partnerschaftlich und in Ihrem Sinne!

Schauen Sie genauer hin und beantworten Sie sich die folgenden Fragen:

• Sind Ihnen die Kernprozesse des Software Asset Management bekannt?
• Gibt es einen SAM-Lifecycle für Software Asset Management, der zur stetigen Verbesserung beiträgt?
• Können Sie die Zuständigkeiten für einzelne Tasks klar benennen und sind sich die Personen ihrer Rolle bewusst?
• Wird das Software Asset Management vom Management als unternehmensweite Aufgabe verstanden und in der Umsetzung uneingeschränkt unterstützt?

Themenschwerpunkte

Folgende Kern-Beratungsleistungen stehen zur Verfügung

• SAM-Assessment – Bestandsaufnahme
• SAM-Strategie – Aufbau einer SAM Governance
• SAM-Operativ – Aufbau operatives Software Asset Management
• Optimierung und Weiterentwicklung SAM-Framework
• Strategische und operative Beratung für Teilbereiche wie z.B. Auditprävention, Vertragsmanagement, SAP Lizenzierung
• Interims-Management
• …u.v.m.

Zielsetzung

Etablieren, optimieren und managen eines nachhaltigen Software Asset Managements im Unternehmen.

Sie möchten noch mehr erfahren?

Sprechen Sie uns gerne an! Wir beraten Sie praxisnah und unterstützen Sie gerne in Ihrem Vorhaben.

Obwohl Software Asset Management (SAM) in den meisten Unternehmen als Kerndisziplin der Unternehmens-IT etabliert ist, fällt es Lizenzmanagern schwer ihre SAM-Organisation auf die technologischen Veränderungen ihrer IT anzupassen.

Stand vor wenigen Jahren noch die Einhaltung der Software Compliance in internen On-Premises Infrastrukturen im Vordergrund, rückt nun vermehrt der wirtschaftliche Einsatz von Cloud Services, Mobile-Device- sowie Provider-Management in den Vordergrund.

Dieser wachsende Anspruch an SAM erfordert weitaus mehr als nur Lizenz- und Softwareverbrauchsdaten in ein SAM-System zu kippen und eine Bilanz auszuwerten. Beispielsweise müssen Schnittstellen zwischen SAM und den notwendigen Fachbereichen hinsichtlich der neuen Herausforderungen stetig ausgebaut und abgestimmt werden. Der Einsatz von Cloud Services sollte durch SAM begleitet und im Betrieb hinsichtlich kosteneffizienter Nutzung überwacht werden. Somit ist SAM stetig in einerreaktiven Situation und kann die tatsächlichen Potentiale nur bedingt ausschöpfen. Die steigenden Kosten für Software & Cloud Services jedoch rücken das Thema zunehmend in den Vordergrund, sodass wirtschaftliches Agieren mittelfristig unabdingbar ist.

Das SAM Assessment ist eine bewährte und hoch standardisierte Methodik, die Ihnen nicht nur Ihre SAM IST-Situation transparent darstellt, sondern darüber hinaus die erforderlichen Maßnahmen aufzeigt, die für einen nachhaltigen und proaktiven SAM-Betrieb notwendig sind. Das Assessment erstreckt sich über alle Unternehmensbereiche, die für SAM relevant sind und dokumentiert sowohl die aktuelle Bereitschaft SAM zu unterstützen, als auch die offenen Punkte zur Sicherstellung eines proaktiven SAM-Betriebs.

Das Assessment wird in Form von zielgerichteten Interviews durchgeführt und umfasst folgende Themengebiete:

• SAM-Organisation / Integration und Strategie / Kontrollsysteme
• Datenlieferanten / Infrastruktur / Service Provider
• Lizenznachweise / Vertragsmanagement / Cloud Services
• IT-Asset-Lifecycle / Beschaffungsprozess / Bereitstellung & Ausmusterung
• SAM-Kompetenzen / Personalentwicklung / Wissensmanagement

Die gesammelten Informationen bieten Ihnen als Kunde eine Bewertung Ihrer SAM Ausgangssituation. Aus dieser werden wir Maßnahmen und Handlungsempfehlungen für Sie erarbeiten, die in einen Projektplan inklusive Priorisierung und Meilensteinen überführt werden können.

Die für das SAM Assessment relevanten Gegebenheiten wurden aus verschiedenen nationalen und internationalen Standards, z.B. ISO/IEC 19770, Anforderungskatalog des Bundesamt für Sicherheit in der IT sowie auf Empfehlung führender Analysten z.B. Gartner abgeleitet.

Jeder Softwarehersteller hat grundsätzlich das Recht, den korrekten Einsatz sowie die Nutzung seines geistigen Eigentums zu prüfen. So gut wie jedes Unternehmen stand in der Vergangenheit vor der Herausforderung eines Audits und der damit verbundenen Verpflichtung, die korrekte Nutzung von Software in einem definierten Zeitfenster dem jeweiligen Hersteller nachweisen zu müssen. Ob, und wenn ja mit welchem Ergebnis dieser Prozess durchgeführt wird, liegt nicht zuletzt an abgestimmten Verfahren innerhalb Ihrer Organisation. Nur wenn die Verantwortlichkeiten klar geregelt, der Ablauf effizient und die Datenlage klar ist, können finanziellen Risiken bis hin zum Reputationsverlust vorgebeugt werden.

Hersteller-Audits bergen nicht nur Gefahren, sondern bieten auch die Chance, Risiken zu vermeiden und Softwareprodukte wirtschaftlich einzusetzen. Dabei kommt es jedoch auf mehrere Faktoren an, die bei Nichtbeachtung weitreichende Auswirkungen haben können. Das Team der CCP bietet Ihnen nicht nur Unterstützung bei der Vermeidung und/oder Durchführung von Audits, wir sorgen dafür, dass Sie Ihren Auditprozess sicher und klar strukturiert leben. Unser Erfahrungsschatz bietet Ihnen das Potential, auf alle Anforderungen der Hersteller reagieren zu können. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um ein „echtes“ Audit handelt oder aber eine interne Prüfung. Herstellerunabhängig, nachhaltig und transparent!

Sie setzen die Spider SAM Suite oder Spider Contract ein? Ihnen fehlen die Ressourcen, um regelmäßig die aktuellen Updates und Patches einzuspielen oder die Schnittstellen zu anderen Systemen zu überwachen? Ihnen fehlt das Knowhow, um erforderliche Administrationstätigkeiten auszuführen oder fehlerhafte Schnittstellen zu reparieren? Sie möchten nicht für jede kleine Anpassung des Systems Projektressourcen mit langen Vorlaufzeiten des Herstellers anfordern? Ihnen fehlt die Expertise, neben dem technischen Betrieb auch die lizenzfachliche Pflege des Systems zu betreiben?

Unser License Service Desk steht Ihnen zur Verfügung, um Sie bei dem Betrieb, der Überwachung oder der Weiterentwicklung Ihrer Spider SAM Suite oder Spider Contract zu unterstützen. Wir halten Ihr System inkl. Kataloge für Sie auf aktuellem Stand, beobachten für Sie die Funktionsfähigkeit der Schnittstellen zu anderen Systemen, reparieren fehlerhafte Schnittstellen, administrieren die Systeme oder Pflegen lizenzfachliche Informationen in Ihr System ein. Das Team steht für Sie bereit, so dass Sie nicht langwierige Projekte mit den Consultants des Herstellers planen und durchführen müssen.

Schauen Sie genauer hin und beantworten Sie sich die folgenden Fragen:

• Ist die Spider SAM Suite oder Spider Contract, samt der Kataloge auf aktuellem Versionsstand?
• Können Sie in den Systemen neue Rollen, Berichte oder Reports erstellen?
• Wie aufwändig ist für Sie das Erkennen fehlerhafter Schnittstellen und deren Reparatur?
• Wie aussagefähig ist der Lizenz- und Vertragsbestand in den Systemen?
• Wie effizient können Sie oder Ihre Kollegen die Spider SAM Suite oder Spider Contract anwenden?

Themenschwerpunkte

• Regelmäßiges Update von Spider SAM Suite und Spider Contract (Test- und Produktivsystem).
• Durchführung von administrativen Aufgaben, wie z.b. Erstellen oder Anpassen von Rollen, Berichten oder Reports.
• Überwachung der Schnittstellen zu anderen Systemen.
• Reparatur nicht funktionstüchtiger Schnittstellen.
• Erweiterung der Kataloge auf Basis der von Ihnen beschafften Lizenzen.
• Anreicherung der von Ihnen beschafften Lizenzen um weitere lizenzfachliche Informationen und Bereitstellung über die License Library
• Durchführung von Anwendertrainings für Spider SAM Suite für Sie und Ihre Kollegen.

Für den Aufbau, die Weiterentwicklung oder den Ausbau eines Software Asset Managements stehen nicht ausreichend Ressourcen zur Verfügung. Es ist ungewiss, wie sich das Thema SAM in den kommenden Jahren entwickeln wird und ob die verfügbaren SAM Systeme diese neuen Anforderungen abdecken werden.
Der Aufbau und die Aufrechterhaltung des notwendigen Wissens sind sehr aufwändig. Dabei geht es nicht nur um Wissen zu Lizenzbedingungen und Verträgen, sondern auch über sich verändernde IT Architekturen und deren Auswirkungen auf die Lizenzsituation im Unternehmen Bescheid zu wissen.
Die Aufwände und die damit verbundenen Kosten für den gesamten SAM Betrieb sind nicht absehbar und daher nicht kalkulierbar. Bei den Rollen und Verantwortlichkeiten für SAM gibt es Fluktuation. Daher müssen immer wieder neue Mitarbeiter in das Thema eingearbeitet werden.

CCP übernimmt das gesamte Tagesgeschäft des Software Asset Managements inkl. dem Betrieb des SAM Systems als Managed Service. Auf Basis der bereitgestellten Daten und Dokumente baut CCP das Lizenz- und das Softwareinventar und damit die gesamte Lizenzbilanz auf und schreibt diese fort. Durch Lese-Zugriff auf das SAM System behält der Auftraggeber permanent einen Überblick über den Stand des Service und den Status der Softwarelizenzierung. Regelmäßige Risiko- und Optimierungsreports zeigen die Prioritäten und Potenziale, um die sich vorrangig gekümmert werden sollte. In regelmäßigen Jour Fix-Terminen werden die dafür erforderlichen Vorgehensweisen sowie die offenen To Dos besprochen. Über Zugriff auf die License Library steht dem Auftraggeber ein breites Lizenzierungswissen zur Verfügung. Eine im Rahmen des Managed Service jährlich durchgeführte Potenzialanalyse zeigt dem Auftraggeber den Reifegrad im SAM auf und gibt über Handlungsempfehlungen wichtige Hinweise für dessen Weiterentwicklung.

Schauen Sie genauer hin und beantworten Sie sich die folgenden Fragen:

• Für welche Softwarehersteller kann ich auf Knopfdruck einen aussagefähigen Compliance Report erstellen?
• Stehen genügend interne Ressourcen zur Verfügung, um SAM adäquat auf- und auszubauen?
• Bin ich sicher, dass die zur Verfügung stehenden SAM Systeme die zukünftigen Herausforderungen ausreichend abbilden werden?
• Sind die Voraussetzungen gegeben, um SAM nachhaltig gestalten zu können?

Themenschwerpunkte | Leistungsauszug

• Betrieb und Lizenzierung eines SAM Systems für den Auftraggeber.
• Durchführung Lizenzdatenclearing der neu beschafften Lizenzen, um durch eine ausreichende Datenqualität dem Verlust von Investitionen vorzubeugen.
• Aufbau und Pflege des Lizenzinventars, also der zur Verfügung stehenden Nutzungsrechte n.
• Aufbau und Pflege des Softwareinventars, also Analyse des durch Nutzung der Software verursachten Lizenzverbrauchs.
• Aufbau und Pflege der Lizenzbilanz.
• Regelmäßig Bereitstellung von Risiko- und Optimierungsreports.
• Zugriff auf die License Library und damit auf breites Lizenzierungswissen.
• Jährliche Durchführung einer Potenzialanalyse. Die daraus resultierenden Handlungsempfehlungen helfen dem Auftraggeber bei dessen Weiterentwicklung.
• Durchführung regelmäßiger Jour Fix-Termine Bewertung und Planung der anstehenden Aufgaben.

• Haben Sie Übersicht über all Ihre IT-Verträge, inklusive der Wartungen und Subscriptions für Software und Cloud Anwendungen?
• Sie zahlen regelmäßig durch automatische Vertrags- und Wartungsverlängerungen und wissen gar nicht, ob die Vertragsobjekte noch genutzt werden?
• Sie haben mehrere Einzelverträge und Wartungen für Produkte und Hersteller mit unterschiedlichen Laufzeiten?
• Sie haben kein eigenes Vertragsmanagementsystem oder dürfen das vorhandene System nicht so nutzen, wie Sie es benötigen?
• Sie haben nicht ausreichend Kapazität, um die IT Verträge, Wartungen und Subscriptions effizient zu managen?

Ein effizientes Vertragsmanagement schafft nicht nur Transparenz bei den vorhandenen IT Verträgen, Wartungen und Subscriptions, sondern es reduziert auch Kosten durch effizientere Prozesse oder das gezielte Kündigen von Dauerverträgen ohne Nutzung. Der Managed Service ‚Vertragsmanagement‘ übernimmt das Management der IT-Verträge für Sie. Durch das Vertragsmanagement im Managed Service entfallen für Sie darüber hinaus auch die Betriebskosten für ein Vertragsmanagementsystem.

CCP übernimmt das IT Vertragsmanagement im Managed Service. Dafür betreiben wir auch ein Vertragsmanagementsystem für Sie. Sie erhalten somit Transparenz über die verfügbaren IT Verträge, Wartungen und Subscriptions und deren Laufzeiten. Durch frühzeitige Information über auslaufende oder zu kündigende Verträge können Sie die erforderlichen Maßnahmen einleiten und Kosten sparen. Die Konsolidierung der Verträge auf einheitliche Endlaufzeiten bei einem Hersteller reduziert darüber hinaus Prozesskosten und erhöht die Transparenz weiter.

Schauen Sie genauer hin und beantworten Sie sich die folgenden Fragen

• Haben Sie alle IT Verträge, Wartungen und Subscriptions  mit deren Laufzeiten in einer Übersicht?
• Sind Sie sicher, dass Sie keine Wartung für Objekte bezahlen, die Sie gar nicht mehr in der Nutzung haben?
• Haben Sie für gleiche Produkte unterschiedliche Vertrags- oder Wartungslaufzeiten?
• Haben sie alle Subscriptionverträge im Blick?

• Die Veränderungen der quartalsweise erscheinenden Preis- und Konditionenlisten (PKL) von SAP sind für Sie nicht transparent. Das Durcharbeiten der neuen PKL-Versionen ist für Sie sehr aufwändig.
• Die regelmäßige Lizenzvermessung von SAP verursacht hohe Aufwände.
• Nachbeschaffungen von SAP Lizenzen werden aus verschiedenen PKL Versionen getätigt. Dadurch liegen gleichen Lizenzen unterschiedliche Konditionen zugrunde.
• Vor der SAP Lizenzvermessung besteht große Unsicherheit, wie deren Ergebnis ausfallen wird.
• Sie haben keinen kompletten Überblick über die Preise und Konditionen der beschafften SAP Lizenzen.
• Die Veränderungen im SAP Lizenzverbrauch sind für Sie schwer nachzuhalten.

Sie erhalten von uns quartalsweise eine Übersicht der Veränderungen in der Preis- und Konditionenliste (PKL) bezogen auf die von Ihnen eingesetzten Produkte. Das versetzt Sie in die Lage, die Preise und Konditionen von nachbeschafften SAP Lizenzen identifizieren zu können.

Darüber hinaus erhalten Sie quartalsweise eine Übersicht der Änderungen Ihres SAP Lizenzverbrauchs. Die Basis dafür ist ein quartalsweiser Auszug des LAW 2.0 aus Ihrem SAP System.

Das PKL und das LAW Monitoring führen dazu, dass die Transparenz bei der SAP Lizenzierung steigt. Die Vorbereitung und Durchführung der SAP Lizenzvermessung werden damit planbarer, vorhersehbarer und deutlich unaufwändiger.

Beide Monitoring-Pakete können separat oder gemeinsam genutzt werden.

Das erfolgreiche Management Ihrer Softwareeinkäufe hängt in erster Linie von der Qualität der verfügbaren Daten ab. Sind die Einträge auf Ihren Lizenzrechnungen und -belegen unvollständig, mehrdeutig oder fehlerhaft, können Sie nicht nachweisen, welche Lizenz Sie für welche Software erworben haben. Die Erstellung einer aussagekräftigen Lizenzbilanz rückt damit in weite Ferne und lässt sich nur mit hohen manuellen Aufwänden realisieren. Darüber hinaus lassen kaufmännische Informationen kaum Rückschlüsse auf die Nutzungsrechte einer Software zu. Die lizenzfachliche Bewertung, wie und in welchem Umfang Sie eine Software korrekt einsetzen dürfen, erfolgt dann häufig auf Basis einer unvollständigen Grundlage. Daraus können Fehlinterpretationen entstehen, die ein rechtliches und wirtschaftliches Risiko nach sich ziehen und Ihre Compliance gefährden.

Die CCP SKU Database ist eine Sammlung von redaktionell aufbereiteten, kaufmännischen Softwareartikeln, die seit dem Jahr 2001 auf Basis von Preislisten erstellt wird. Auf Ebene der Hersteller-Artikelnummer (SKU) werden kaufmännische Informationen aus den Preislisten (bspw. Lizenzprogramme, -typen, Wartungslaufzeiten, etc.) strukturiert und übersichtlich dargestellt. Gleichermaßen wird jeder Eintrag um lizenzfachliche Attribute (bspw. Lizenzmetrik, End of Support Daten, Standardklassifizierungen, etc.) ergänzt. Die normalisierte Struktur der Daten ermöglicht eine transparente Sicht auf den Lizenzbestand und die lizenzfachlichen Attribute unterstützen Sie, die Nutzung der beschafften Software zu regulieren. Diese aktive Qualitätssicherung macht Ihr Software-Lizenzmanagement effizienter und hilft Ihnen, Lizenzbeschaffungen sicherer abzuwickeln und nachhaltiger zu managen.

Als Lizenzmanager müssen Sie unterschiedliche Prozessschritte entlang des Softwarelebenszyklus begleiten. Die Vielzahl dieser zeit- und wissensintensiven Aufgaben lässt Ihnen wenig Freiraum, Ihr Ressort strategisch auszurichten. Sie haben auch keine Möglichkeit, Kollegen mit ins Boot zu holen, da der nötige Wissenstransfer unkalkulierbare Aufwände verursacht. Sie suchen nach Unterstützung, verfügen aber weder über ausreichend Budget, noch möchten Sie Kompetenzen abgeben.

Als Software-Einkäufer steht die Lizenzierung für Sie nicht im Fokus, Sie müssen diese aber trotzdem unter Kontrolle halten. Dennoch fehlt Ihnen das nötige Fachwissen, um die Aufgaben unaufwändig und zielgerichtet neben Ihrer täglichen Arbeit zu erledigen.

Dynamik und Komplexität charakterisieren das Lizenzmanagement. Trifft das auf Unwissenheit und knappe Ressourcen, steigt das Risiko einer rechtlichen und wirtschaftlichen Schieflage. Das in der License Library verfügbare Wissen unterstützt Sie, solche Schäden von Ihrer Unternehmung fernzuhalten.

Die License Library ermöglicht Ihnen einen zentralen Zugang zu aktuellem Lizenzierungswissen und unterstützt Sie bei Ihren täglichen Aufgaben im Lizenzmanagement. Wir bieten Ihnen ein stetig wachsendes Portfolio an Softwareherstellern, Produkten, Nachweisen, offiziellen Dokumenten und Anwendungsfällen. Unser webbasiertes Wissensportal können Sie mobil oder lokal von jedem internetfähigem Endgerät erreichen.

Hier finden Sie einige typische Anwenderszenarien, bei denen Ihnen die License Library Aufwände abnimmt:

• Steuern Sie Ihren Softwarefreigabeprozess, indem Sie gezielt auf Nutzungsrechte der Softwareprodukte zurückgreifen
• Führen Sie ein nachvollziehbares Lizenzclearing durch, indem Sie mithilfe des SKU Katalogs Lizenzrechnungen verifizieren und die beschaffte Software sichtbar machen
• Validieren Sie Informationen und Nutzungsrechte, die Sie schon in einem bestehenden Lizenzmanagementsystem eingepflegt haben
• Überprüfen Sie die Nutzung von Open Source Software in Ihrem Unternehmen anhand einer klar strukturierten Übersicht von Rechten und Pflichten
• Greifen Sie auf Lösungen komplexer Anwendungsfälle zurück, um neue Szenarien oder den Einsatz neuer Technologien aus lizenzfachlicher Sicht einzuordnen
• Bewerten Sie anhand von Standardklassifizierungen, ob Sie Ihre eingesetzte Software konsolidieren können
• Verlassen Sie sich jederzeit auf den Kontakt zu ausgebildeten Fachkräften, um Ihre spezifischen Fragen schnell und verständlich klären zu lassen

Ihren kostenfreien Test-Account können Sie jederzeit auf dieser Seite erstellen.

Möchten Sie gerne mehr über die License Library erfahren? Unsere Feature-Seite informiert Sie umfassend über die unterschiedlichen Bereiche unseres Wissensportals zur Softwarelizenzierung.