Wer kennt es nicht: ein SAM–System ist eingeführt, doch wie geht es weiter? Das System ist installiert, aber nicht in Ihr Unternehmen technisch und organisatorisch integriert. Die Erwartungen sind hoch, um die Lizenzierungs-Compliance sicherzustellen und um die Lizenzkosten zu optimieren. Doch zur Analyse, Erfassung und Bearbeitung der relevanten Daten, Beschaffungsvorgänge oder Verträge fehlt schlicht die Zeit. Für die Konfiguration, Administration und Wartung des Systems fehlt darüber hinaus die Expertise. Da ist Enttäuschung vorprogrammiert und der Druck auf die SAM Verantwortlichen steigt.
In so einer Situation gilt es strukturiert und priorisiert vorzugehen. Alle Probleme sind nicht gleichzeitig lösbar. Dabei gibt es zwei Themenkomplexe, die gelöst werden müssen:
- Der technische Betrieb des SAM Systems inkl. der Anbindung an zulieferndeSysteme muss sichergestellt werden. Erfolgt diese Anbindung nicht, dann müssenan sich leicht automatisierbare Bearbeitungsschritte stattdessen manuell ausgeführt werden. Wenn die Ressourcen sowieso schon knapp sind, dann bleiben andere wichtige Themen zwangsläufig liegen. Ähnlich verhält es sich, wenn das SAM System nicht stabil läuft oder nicht in der Form administriert und konfiguriert werden kann, wie es die Anwender benötigen und erwarten. Auch hier werden vermeidbare Aufwände generiert.
- Der fachliche Betrieb inkl. der organisatorischen Integration muss sichergestellt werden.Zuoberst stehen hier die Anforderungen an die Befüllung des Systems mit den erforderlichen Daten. Hierbei handelt es sich u.a. um Organisationsdaten, Lizenzverbrauchsdaten, Vertragsdaten und Lizenzdaten.Der größte Aufwand liegt in der Erfassung der Lizenzdaten. Diese Erfassung ist nicht nur überwiegend manuell zu erledigen, sie ist darüber hinaus an wichtige Vorgaben bzgl. der Vollständigkeit und Aussagekraft der benötigten Daten gekoppelt. Hier ist nicht selten die Mithilfe des IT-Einkaufs und der Fachbereiche erforderlich. Je besser das Thema SAM in die Organisation integriert ist, um so einfacher und effizienter läuft das Zusammenspiel zwischen den verschiedenen Bereichen.
Aber genau für diese organisatorische Integration fehlt die Zeit, da das Jonglieren mit den vielfältigen Daten sehr aufwändig ist. Hinzu kommt, dass ohne die erfassten Daten die Sichtbarkeit und der Nutzen von SAM eher gering ist. Der Fokus liegt somit oftmals auf der Datenerfassung und nicht auf der Integration der Systeme.
Fehlt also die technische oder die organisatorische Integration – schlimmstenfalls sogar beides – dann wird das SAM trotz sehr hohen Aufwendungen immer Stückwerk bleiben. Eine Lösung kann hier eine (zeitweise) externe Unterstützung liefern. Während die externen Experten den technischen Betrieb optimieren und die Datenerfassung übernehmen, können die internen Mitarbeiter den Fokus auf die organisatorische Integration legen. Idealerweise unterstützt Sie dabei ein Dienstleister, der sowohl die technischen als auch die lizenzfachlichen Themen übernehmen kann. Zum einen sind technische Anpassungen dann immer an die fachlichen Erfordernisse angepasst – und umgekehrt. Zum anderen fallen Koordinierungsaufwände weg, da nur ein Dienstleister integriert werden muss. Genau darin liegt die Stärke von CCP. Für unser erfahrenes und zertifiziertes Team sind der fachliche und technische Betrieb von SAM alltägliche Aufgabenstellungen. Da wir mit diesem Service viele Unternehmen unterstützen, können wir auch verschiedenste SAM–Systeme und Betriebsmodelle bedienen. Ganzheitlich oder modular, je nach Anforderung.
Wir designen eine Betriebsumgebung, integrieren diese und erstellen ein Betriebskonzept für die operativen Arbeiten. Dieses Betriebskonzept dient als Handbuch für Nutzer und Beteiligte. Darüber hinaus bietet unser Operating Service hohe Expertise in der technischen Betreuung für das SAM-System und die Digital Workspace Plattform mit ESM/SAM von Matrix42 sowie für die Spider SAM Suite. Diese Expertise reicht von der Implementierung, Konfiguration und Administration, über die Betreuung und das Monitoring von Schnittstellen, bis hin zu Updates von Patches, Releases oder Katalogen.
Ihr Vorteil: Sie steigern den Nutzen Ihrer Investitionen in das Software Asset Management und können sich auf die Themen konzentrieren, welche ihr SAM dauerhaft effizienter machen.
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Redakteur: Dr. Holger Hoheisel, Geschäftsführer | CCP Software GmbH
Datum: 09|2020
