Make or buy?

Herausforderungen in der Integration eines Software Asset Managements (SAM) treten in Krisenzeiten besonders zutage

Die Covid-19-Pandemie hat auf die IT vieler Unternehmen zwei wesentliche Auswirkungen:

1. Die Digitalisierung rückt flächendeckend stärker in den Fokus und birgt dabei ebenso viele Chancen wie Herausforderungen.
2. Der Kostendruck ist noch höher geworden, da die wirtschaftliche Situation für sehr viele Unternehmen deutlich schwieriger geworden ist.

Beide Themen sind insoweit gegenläufig, da die Digitalisierung mit Investitionen verbunden ist, welche den Einsparanforderungen entgegenstehen. Hier sind Unternehmen im Vorteil, die bereits ein breit aufgestelltes, funktionierendes Software Asset Management in die Unternehmensprozesse integriert haben. Denn neben der Sicherung der Software License Compliance ist die wirtschaftliche Nutzung von Software und Cloud-Diensten ein wesentlicher Effekt eines funktionierenden Software Asset Managements. Unternehmen ohne ein (funktionierendes) SAM versuchen nun, schnellstmöglich die Grundlagen zu schaffen, um die Vorteile von SAM nutzen zu können. Hier gibt es grundsätzlich zwei Vorgehensweisen:

1. Aufbau einer eigenen SAM Organisation (Make).
2. Auslagerung der Prozesse an und Nutzung von Managed Services (Buy).

Make: Aufbau einer eigenen SAM Organisation

Der Aufbau einer eigenen SAM Organisation beginnt mit der Einführung eines SAM Systems. In nicht wenigen Fällen beschränkt sich ein Unternehmen allerdings darauf, ein SAM System zu beschaffen, ohne dieses in die Organisation technisch und organisatorisch zu integrieren.

Neben der unvollständigen Integration von SAM Systemen, gibt es typische Fehler, die bei der Etablierung eines SAM-Tools zu beobachten sind:

• Unterschätzen von Kosten, die über den Lizenzpreis/die Subscriptiongebühren des Systems hinausgehen. Diese zusätzlichen Kosten können beispielsweise durch zusätzlich benötigte Module oder Anpassungsleistungen der Hersteller entstehen (Customising). Mittelfristig besteht darüber hinaus das Risiko, dass jährlich anfallende Subscriptiongebühren durch die Hersteller erhöht werden.
• Unterschätzen des manuellen Aufwandes, der für die Inbetriebnahme und den laufenden Betrieb des Tools investiert werden muss. Das betrifft vor allem die Datenpflege von beschafften Lizenzen/Subscriptions sowie praktisches Know-how. Um hier Kosten zu sparen, werden oft die erforderlichen Qualitätsstandards der benötigten Daten nicht beachtet. Im Endeffekt ist die damit ermittelte Lizenzbilanz nicht belastbar.
• Unterschätzen von Kosten, die entstehen, um das gesamte SAM aus einer eher buchhalterischen/verwaltungsorientierten Steuerung in Richtung einer strategischen Orientierung zu entwickeln. Erst mit der strategischen Ausrichtung, können die vollen Potenziale des SAM genutzt und Einsparpotenziale ausgeschöpft werden.

Neben den Aufwänden für die Beschaffung, den Betrieb und die Befüllung des SAM Systems, kommen Kosten der Integration hinzu. Das umfasst die Anpassung der erforderlichen Prozesse, die technische Einbindung des SAM Systems an zuliefernde Systeme, den Aufbau einer SAM Organisation mit klaren Rollendefinitionen und – nicht zuletzt – die Schulung der beteiligten Mitarbeiter. Wegen dieser Aufwände ist es für viele Unternehmen interessant, den SAM Prozess auszulagern.

Buy: Auslagerung des SAM in einen Managed Service

Mit Blick auf die Gesamtkosten ist ein SAM Managed Service oft deutlich günstiger als der Aufbau und Betrieb einer eigenen SAM Organisation. Es wird kein SAM System benötigt, der Know-how Aufbau muss nicht so umfassend erfolgen wie im Eigenbetrieb und Teile der SAM Organisation samt erforderlicher Prozesse werden ebenfalls ausgelagert – und das insgesamt günstiger als im Eigenbetrieb.

Die Entscheidung fällt daher oft leicht: Wir lagern SAM aus und müssen uns um nichts mehr kümmern. Mit dieser Erwartungshaltung beauftragen Unternehmen häufig einen SAM Managed Service. Doch in der praktischen Umsetzung lauern hier Probleme: Nicht alle für ein SAM erforderlichen Prozesse können ausgelagert werden. Die Zulieferung und Qualitätssicherung der benötigten Daten verbleiben im Unternehmen. Darauf sind viele Unternehmen jedoch nicht vorbereitet. Das Ergebnis ist nicht selten ernüchternd: Trotz eines guten SAM Managed Service, sind die verwertbaren Ergebnisse wegen der nicht geleisteten Beistellpflichten der Unternehmen geringer als erwartet. Damit verbunden sind deutlich weniger Einsparpotenziale identifizierbar, als es bei vollständig erbrachten Beistellpflichten möglich wäre.

Umgang mit den Herausforderungen – Lösungen

Eine Make or Buy-Entscheidung für Software Asset Management – also Eigenbetrieb oder Managed Service – sollte gut vorbereitet sein. Allein die vordergründigen Kosten zu betrachten, reicht für diese Entscheidung nicht aus. Es empfiehlt sich, zunächst zu analysieren, welche Voraussetzungen für ein SAM im Unternehmen bereits bestehen und welche Maßnahmen erforderlich sind, um einen Eigenbetrieb oder auch einen Managed Service effizient und zielorientiert nutzen zu können. Während diese Analyse für einen Eigenbetrieb oftmals durchgeführt wird, erfolgt die Auslagerung in einen Managed Service nicht selten ohne solch eine Ist-Analyse. In diesem Fall ist die Entscheidungsgrundlage unvollständig. Die Unternehmen wissen nicht, ob sie die internen Voraussetzungen tatsächlich erfüllen, einen SAM Managed Service erfolgreich einzubinden und sind für die Notwendigkeit dieser Informationen nicht sensibilisiert.

Im Rahmen eines zielgerichteten Assessments wird solch eine Analyse durchgeführt. Somit kann standardisiert und mit verhältnismäßig geringem Aufwand ermittelt werden, …

• …ob ein Unternehmen für einen SAM Managed Service vorbereitet ist.
• …welche Voraussetzungen dazu noch geschaffen werden müssen.
• …wie aufwändig der Aufbau einer eigenen SAM Organisation wäre.

Damit erhält ein Unternehmen neben klaren Handlungsempfehlungen für die Verbesserung des SAM bzw. der SAM-Fähigkeit auch eine deutlich verbesserte Entscheidungsgrundlage für die Make or Buy-Entscheidung. Bei konsequenter Umsetzung der Handlungsempfehlungen führt dies zu einem effektiveren und nachhaltigeren SAM und somit zu deutlich höheren Einsparpotenzialen. Dieses Ergebnis wird dann in beiden Varianten realisiert, im Eigenbetrieb oder durch die Nutzung eines SAM Managed Service.

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Redakteur: Robert Hündersen, Consultant | CCP Software GmbH
Datum: 08|2020