Vorteile und Effizienz von ServiceNow SAM

Eine Analyse der Implementierungskosten und -aufwände

Seitdem ServiceNow SAM einen beachtlichen Reifegrad erreicht hat, häufen sich die Gespräche mit Kunden, ob bei der Auswahl eines SAM-Systems ServiceNow eine Alternative ist. Nach den bisherigen Erfahrungen in verschiedenen Projekten der letzten Jahre muss diese Frage eindeutig mit „Ja“ beantwortet werden.

Betrachtet man die Implementierungskosten und -aufwände, so muss man fairerweise anmerken, dass diese nur dann einen Vorteil gegenüber den Mitbewerbern bieten, wenn die Voraussetzungen wie z.B. ITOM und Discovery bereits geschaffen sind.

Ist dies der Fall, ist der Aufwand im Vergleich zur Implementierung eines dedizierten SAM-Systems deutlich geringer. Die Implementierungskosten und der Implementierungsaufwand sind geringer, da das ServiceNow SAM Pro oder Enterprise Modul bereits in die ServiceNow Plattform integriert ist und eine aufwändige technische Implementierung entfällt. Dies bedeutet, dass die Implementierung von ServiceNow SAM schneller und effizienter durchgeführt werden kann als die Implementierung eines dedizierten SAM-Systems. Ganz zu schweigen vom Aufbau einer Infrastruktur bei On-Prem oder der Anbindung von SAM-SaaS-Lösungen. Nicht unerwähnt bleiben sollte die Breite der bereits vorhandenen Anbindungsmöglichkeiten für SaaS-Anbieter.

Die Implementierung von ServiceNow SAM bietet auch Vorteile bei der Integration mit anderen IT-Systemen und -Tools. ServiceNow SAM kann nahtlos mit anderen ServiceNow-Modulen wie ITSM, ITOM und ITBM integriert werden. Dies bedeutet, dass Daten wiederverwendet werden können, um Konsistenz zu schaffen und Aufwand und Kosten zu minimieren.

Unter dem Strich liegt der Mehrwert für die Kunden in der Vermeidung von Medienbrüchen und der Reduzierung von Prozess- und damit natürlich auch Personalkosten. Gerade im SAM-Umfeld mit hohen operativen Aufwänden ein echter Vorteil.

Vorteile einer prozessorientierten Perspektive

Ein immer komplexer werdendes Softwareportfolio, immer komplexere Softwareprodukte und immer komplexere Metriken sind nur ein Teil der Aufwandstreiber im strategischen und operativen SAM. Die daraus resultierenden Auswirkungen auf die Kernprozesse eines SAM von der Anforderung bis zur Aussonderung erfordern einen hohen Grad an Automatisierung und Standardisierung.

Unsere langjährige Erfahrung mit etablierten SAM-Tool-Herstellern erlaubt uns einen praxisnahen Vergleich und damit einen nüchternen Blick auf die Leistungsfähigkeit. Das Ziel in heutigen Projekten ist es, dem erhöhten Aufwand entgegenzuwirken und die Frage zu beantworten, wie kann ich Prozesse optimieren und wo kann mich mein SAM-System unterstützen.

Der prozessuale Fokus von ServiceNow bietet einen klaren Nutzen und liefert bereits systemseitig enorme Vorteile, insbesondere in den Bereichen Request sowie Change- / Releasemanagement und Kostencontrolling. Ein System, das aus ITSM-, ITOM- und ITBM-Sicht „denkt“, lässt sich deutlich einfacher mit einer integrierten SAM-Komponente anreichern als SAM-Systeme, die an bestehende IT-X-Disziplinen angebunden werden müssen.

Im Ergebnis liegt der Mehrwert für die Kunden in aufeinander abgestimmten Prozessen, hoher Effizienz und geringem Wartungsaufwand in einer stabilen Umgebung. Damit sind perspektivisch auch die Folgekosten für Prozessanpassungen deutlich geringer und fehlertoleranter.

Der Praxistest!!!

Die Frage, die wir uns beantworten wollten, ist: „Wie praxistauglich ist ServiceNow SAM?“

Bedienung:

Die Anwendung ist gut strukturiert und übersichtlich. Selbst für SAM-Nerds gibt es unzählige Möglichkeiten an Informationen zu kommen, die nicht „Out of the box“ vorhanden sind. Erwähnenswert ist auf jeden Fall, dass die Akzeptanz bei den Mitarbeitern bei Kunden, die ServiceNow bereits im Einsatz haben, sehr hoch ist.

Effizienz:

Natürlich ein sehr subjektives Thema im operativen SAM – das natürliche Empfinden bei einem Systemwechsel – aber faktisch gemessen ein echter Gewinn, der Ressourcen schont und somit Kosten einspart. Die Gründe dafür sind vielfältig aber im direkten Vergleich punktet ServiceNow durch die Nutzung von Workflows und Prozessen der Plattform enorm. Nicht zuletzt durch die deutlich geringeren Nacharbeiten, die durch Releasewechsel zuliefernder System in dedizierten SAM-Systemen entstehen.

Mehrwerte:

Der direkte Vergleich der Funktionalitäten von SAM-Systemen zeigt auf den ersten Blick keine wirklichen Vorteile im Kosten-Nutzen-Vergleich. Alle SAM-Systeme können, was SAM benötigt. Da aber viele Unternehmen auch Themen wie Softwarekosten und Budgetierung in der SAM-Organisation verankern und es durchaus Herausforderungen gibt – z.B. simulierte Auswirkungen von Changes auf die Lizenzkosten – sollte man die Mehrwerte in ServiceNow einrechnen, die andere Systeme so nicht liefern. Wenn man sich die Frage stellt, was ServiceNow SAM sonst noch kann, werden die Vorteile sehr schnell deutlich.

Schwächen:

Es soll nicht unerwähnt bleiben, wo die Schwachstellen liegen, und hier zeigt sich sehr schnell, welche Lösungen aus der SAM-Welt am Markt entstanden sind und welche aus ITSM-Sicht „hinzugefügt“ wurden. Ein wesentliches Manko ist die deutlich schlechtere Erkennung in ServiceNow. Zwar wird der Katalog ständig verbessert und man sollte die Anzahl der Produkte im Katalog nicht unbedingt mit anderen Herstellern vergleichen – ServiceNow verzichtet auf viele alte Produkte, die nicht mehr relevant sind – aber dennoch gibt es sichtbare Schwächen in der Erkennung. Vergleicht man dies jedoch mit der umfangreichen Integration von SaaS-Produkten, für die ServiceNow umfangreiche Konnektoren im Standard mitliefert, wird dieser Nachteil mehr als ausgeglichen.

Der Mehrwert für die Kunden liegt in der operativen Effizienz, der zukunftsorientierten Weiterentwicklung der Plattform (SaaS, Budgetierung, Controlling, wirtschaftliche Nutzung der Software etc.) und dem Mehrwert der Plattformfunktionalitäten, die ein SAM sinnvoll ergänzen und nachhaltig unterstützen.

Mehrwerte, Savings & Business Continuity

Moderne SAM-Organisationen sind Serviceeinheiten im Unternehmen, von deren Output die Schnittstellenbereiche profitieren. Die Zeiten, in denen SAM ausschließlich das Thema Software Compliance gegenüber dem Hersteller betrachtete, sind vorbei. Heute geht es auch um Wirtschaftlichkeit, Nachhaltigkeit und Risikominimierung. Ausgehend von diesem Ansatz möchten wir auf einzelne Punkte eingehen und dabei berücksichtigen, dass ServiceNow SAM die Anforderungen an Software Compliance erfüllt.

Grundsätzlich:

Natürlich bietet eine One-Plattform Lösung deutliche Prozessvorteile, das liegt auf der Hand. Demgegenüber steht die Abhängigkeit vom Anbieter, die wir nicht verschweigen wollen, aber in diesem Artikel nicht vertiefen werden. Wir konzentrieren uns auf die inhaltlichen Vorteile und darauf, was ServiceNow SAM entlang des Software Asset Lifecycle bietet und wie andere Bereiche davon profitieren.

Nutzung von Daten:

Ob ITSec ad-hoc eine Übersicht der Releasestände von Softwareprodukten benötigt oder ein Product Owner sein Budget für das kommende Jahr planen muss, der Datenschutz eine Übersicht und Verbreitung von SaaS-Anwendungen bewerten möchte oder das Controlling die Kosten auf Asset- oder Herstellerebene validieren will, die übergreifende Datenhaltung in ServiceNow und die damit verbundene Anreicherung mit SAM-Informationen liefert Informationen als Self-Service für alle Stakeholder.

Change-/Releasemanagement:

Durch den ständigen Zugriff auf Nutzungszahlen in Echtzeit und die Verknüpfung der Kosten mit dem Asset sind nicht nur Releasewechsel besser planbar. Vorteil der Nutzung von Inventorydaten gegenüber der Nutzung von Softwareverteilungsdaten, sondern auch Changes der Hardware und deren Auswirkungen auf die Softwarekosten. Hier bietet ServiceNow Simulationsmöglichkeiten – also welche zusätzlichen Kosten für Software entstehen, wenn die Infrastruktur geändert wird. Ein entscheidender Vorteil zur Vermeidung von Kostenrisiken!

Einkaufs- und Portfoliomanagement: Statt über Umwege an die benötigten Daten zu gelangen, kann das Softwareportfolio jederzeit eingesehen, die Nutzungsentwicklung für anstehende Vertragsverhandlungen abgefragt und Verantwortlichkeiten für einzelne Hersteller oder Produkte abgerufen werden. Darüber hinaus unterstützen die im SAM-Modul hinterlegten Lizenzinformationen die Entscheidungsfindung und dienen der Identifikation von Einsparpotenzialen.

Schatten-IT: Zwar ist nicht jede Softwarenutzung messbar (z.B. SaaS-Produkte über Browser), jedoch ist es im Interesse des Unternehmens, messbare und nicht freigegebene Produkte zu erkennen und entsprechend zu handeln. Vertraulichkeits-, Integritäts-, Compliance- und damit Kostenrisiken müssen so früh wie möglich erkannt und schnell gehandelt werden. In einer integrierten Umgebung mit zentralen und vollständigen Daten sehen wir einen klaren Nutzen, der effizienter kaum sein könnte.

BCM und Risikomanagement:

Die Verknüpfung von Risikoindikatoren für Software und deren Auswirkungen auf kritische Prozesse wird immer relevanter, da Software die Grundlage fast aller Geschäftsprozesse bildet. Risiken können innerhalb und außerhalb von SAM für jedes Softwareprodukt auftreten. Welcher Bereich meldet und welcher Bereich handeln muss, hängt jedoch vom Vorfall ab. Hier hat sich gezeigt, dass das Zusammenspiel aller Informationen auf einer Plattform deutliche Vorteile bietet und Maßnahmen schnell ergriffen werden können. Informationsdefizite durch Medien- oder Prozessbrüche werden minimiert.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass der Einsatz von ServiceNow SAM die Basis für einen Software Information Hub bildet und die Möglichkeit bietet, echtes Software Asset Management wirtschaftlich und nachhaltig zu betreiben. Und das für alle Beteiligten!

Marcus Schneider informiert zu ServiceNow