Immer mehr Software Hersteller legen ihren Fokus auf die Nutzung ihrer Cloud Produkte. Zu den gängigsten und größten Herstellern gehören z.B. Microsoft sowie Adobe. Innerhalb des Microsoft Azure bzw. des Adobe Portals haben Kunden bzw. Administratoren die Möglichkeit, einen Überblick über die im Unternehmen eingesetzten Softwareprodukte bzw. Abonnements zu gewinnen und diese zu managen.
Jeder Hersteller bietet mit seinen jeweiligen Portalen eigene Oberflächen und Nutzungsmöglichkeiten. Zudem müssen sich die Administratoren mit steigender Anzahl an Cloud Portalen immer mehr Zugangsdaten merken oder sich mit weiteren Softwareprodukten behelfen, um die jeweiligen Login-Daten zu dokumentieren.
Abhilfe und komfortable Lösungen bieten hier Software Asset Management Systeme (SAM-Systeme), wie z.B. Flexera mit seiner Spider SAM Suite oder dem FlexNet Manager (FMS), der Snow License Manager oder das Matrix42 Software Asset Management. Durch die technische Anbindung über geeignete Konnektoren bzw. Schnittstellen müssen sich Kunden nicht mehr einzeln in den jeweiligen Portalen der Software-Hersteller einloggen, sondern es genügt ein Blick in das SAM System, um die gewünschten Informationen zu erhalten. Des Weiteren werden durch die Anbindung der Cloud Portale an das SAM-System auch die Lizenzverbräuche in Form der verwendeten Abonnements innerhalb der Compliance berechnet und berücksichtigt.
Ein weiterer Vorteil der Anbindung an die SAM-Systeme ist die Nutzung hierin integrierter Regeln bezüglich der Berücksichtigung von Suiten sowie der Abdeckung weiterer Softwareprodukte. So ist z.B. die Nutzung von u.a. Microsoft Windows 10 Enterprise, der Enterprise Mobility + Security Suite sowie Office 365 ProPlus in einem Microsoft 365 Enterprise E5 Plan inkludiert. Separate Abonnements zu den genannten Softwareprodukten werden demnach nicht benötigt, sodass Kosten eingespart und die Compliance optimiert werden kann.
Herausfordernd ist jedoch die erstmalige Anbindung der Portale an die SAM-Systeme. Hier sind wir noch weit von „Plug-and-Play“ entfernt. Nicht selten sind spezielle Schnittstellen Connectoren erforderlich, die auf Kundenseite installiert werden müssen.
Problematisch ist zudem, dass die Hersteller ihre Portale gerne auch einmal ändern. Die Folge kann sein, dass die Schnittstelle zwischen Herstellerportal und dem SAM-System technisch nicht mehr funktioniert oder inhaltlich andere Daten im SAM System ankommen als erwartet. Es empfiehlt sich also ein permanentes technisches und fachliches Monitoring der Schnittstelle, damit nicht auf Basis fehlender oder falscher Daten Fehlentscheidungen getroffen werden. Beispielsweise hat die Änderung des Adobe-Portals dazu geführt, dass Creative Suiten anders abgebildet wurden und somit auch anders in den SAM-Systemen angekommen sind. Plötzlich wurden Einzelprodukte aus den Suiten so angezeigt, als würde hier eine Unterlizenzierung bei diesen Produkten bestehen. Defacto handelte es sich aber nur um eine Veränderung in der Datenbereitstellung.
Eine weitere Herausforderung liegt darin, dass bislang fast nur die Portale der großen Softwareanbieter über halbwegs standardisierte Schnittstellen an die SAM-Systeme angebunden werden können. Eine Vielzahl an Portalen muss hingegen individuell angebunden werden, ohne Unterstützung von Schnittstellen Connectoren der SAM-Systeme. Hier muss gründlich bewertet werden, ob sich eine Anbindung der Portale lohnt, oder eine manuelle Portalpflege auf Dauer nicht sogar günstiger ist.
Im Rahmen der Operating Services for SAM Applications bindet CCP Herstellerportale an SAM-Systeme an und führt ein Schnittstellenmonitoring durch. Da die Pflege von Herstellerportalen sowohl kostenintensiv als auch unproduktiv ist (diese Tätigkeit trägt kaum zum Erfolg des Unternehmens bei), nutzen immer mehr Unternehmen die standardisierte Portalpflege durch CCP. Letztendlich muss jedes Unternehmen bewerten, welche Variante den größten Beitrag zur wirtschaftlichen Nutzung von Software und Cloud Lösungen beiträgt.
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Redakteur: Jens Wasserberg, Consultant | CCP Software GmbH
Datum: 08|2020
