Software-Prüfprozesse werden zu Mini‑Projekten

Was früher eine einfache Software-Bestellung war, ist heute ein regulatorischer Hürdenlauf. Die Anfrage eines Fachbereichs löst längst keinen simplen Einkaufsvorgang mehr aus, sondern einen kleinen Marathon. Bevor überhaupt verhandelt werden kann, müssen Hersteller, Lizenzmetrik, Datenschutznachweise und Sicherheitsrisiken identifiziert werden. Danach wandern die Unterlagen zur Prüfung durch IT-Security, Legal, Compliance und IT-Betrieb. Fehlen zentrale Informationsquellen, beansprucht die Recherche schon vor dem eigentlichen Prozess viel Zeit. Gleichzeitig verlangen Regulierungen wie NIS2, DORA oder der EU AI Act noch sorgfältigere Analysen und zusätzliche Nachweise.

Die Herausforderungen

• Dezentrale Quellen und Dokumente: Die erste Hürde ist oft schon die Beschaffung aller relevanten Unterlagen. Lizenz- und Sicherheitsangaben liegen verstreut in Herstellerportalen, PDF-Dateien oder internen Ablagen. Wertvolle Zeit ist verloren, bevor ein Experte überhaupt in die Bewertung einsteigen kann.

• Komplexe EULAs (End User License Agreements) und zahlreiche Prüfparameter: EULA-Texte und Lizenzvereinbarungen sind juristisch und technisch hochkomplex. Sie regeln Nutzungs- und Installationsrechte, Virtualisierungsbedingungen, Auditrechte des Herstellers und Lizenzmetriken. Manuelle Auswertungen stoßen hier zunehmend an ihre Grenzen.

• Zeitverlust durch Kommunikationsschleifen: Sind Informationen lückenhaft, wird die Freigabe zur Endlosschleife. IT-Security fordert Zertifikate, Legal präzise Nutzerrollen, Compliance Nachweise zu Datenschutz und Lieferkette. Jede Rückfrage verzögert die Beschaffung.

Bereitstellung einer konsolidierten Wissensbasis

Idealerweise werden Softwarefreigaben von einer zentralen Wissensbasis unterstützt, die alle Fakten bündelt und in Sekunden bereitstellt. Ein zentraler Informationspool führt Herstellerangaben, allgemeine Nutzungsbedingungen, Sicherheitsprotokolle und Datenschutzprüfkriterien pro Produkt in einem Steckbrief zusammen. Fehlende Daten werden innerhalb weniger Werktage nachgeliefert, sodass IT-Security, Legal und Einkauf denselben, geprüften Datensatz nutzen können. Zertifizierungen wie ISO 27001 oder C5 sind sofort sichtbar, Auditrechte und geltendes Recht klar definiert. Die Recherchezeit könnte von Stunden auf Minuten sinken; Prüfungen laufen parallel, Rückfragen entfallen. So entstehen transparente Abläufe, schnelle Freigaben und geringere Fehlerquoten – ein Mehrwert, der Aufwand und Risiken auf ein Minimum reduzieren würde.

License Library – die Plattform des Software-Wissens als Antwort 

Ein Blick in die Praxis zeigt, dass man dem idealen Szenario schon sehr nahekommen kann. Genau hier setzt die License Library der CCP Software GmbH an. Als zentraler, täglich wachsender Wissenspool stellt sie konsolidierte Software-Steckbriefe bereit, die sich aus 1.400 Herstellerprofilen und 13.000 validierten Lizenzanalysen zusammensetzen. Diese wurden nach einem etablierten Prüfmuster bestehend aus 50 Kriterien erstellt, sind direkt abrufbar und mit den entsprechenden Originaldokumenten verknüpft.

Fehlende Informationen werden in kürzester Zeit recherchiert und nachgereicht, sodass alle Stakeholder jederzeit auf denselben validierten Datensatz zugreifen können. So sparen Anwender nicht nur wertvolle Recherchezeit und vermeiden das Fehlerrisiko durch KI-Halluzinationen, sondern beschleunigen auch die gesamte Prozesskommunikation.

Der ganzheitliche Lifecycle-Ansatz der CCP Software GmbH basiert auf dem Prinzip „Lizenzen verstehen, beschaffen, managen“. Als integrierter Bestandteil dieses Prozesses unterstützt die License Library alle Phasen der Software-Beschaffung. Durch die Kombination aus geprüften Daten, schneller Aktualisierung und aufeinander abgestimmten Services wird das Lizenzmanagement zum Effizienztreiber und bringt Unternehmen dem skizzierten Wunschzustand spürbar näher: einer Softwarebeschaffung ohne überflüssige Schleifen, Verzögerungen und Unsicherheiten.

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